どのように効果的なプロジェクトの設計管理事務所

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を設定するか、組織を開発するプロジェクトマネジメントオフィス（ pmoに）の範囲を検討する必要があり必ずしも寸法と責任このチュートリアルのような議論されました。 多くの場合、非体系的に取り組む団体の設計プロセスです。 この記事を提案してグループを設定することができpmoにショートカットpmoに設計する過程で、それは試合の要件や優先順位の団体は、ここに記載され体系的に評価し寸法を採用し、デザインやユーザーのニーズを満たす最良のオプションを無効にします。

のように移動する"とされるプロジェクトを管理する"団体になるほどの人気で、また、移動を設定するにpmosをサポートするプロジェクト管理します。 これらのpmosは、多様な役割と変化に富んだが、般的に含まれて基準を設定するための方法論やプロジェクト管理します。 多くの場合、この役割は拡大し、プロジェクトの人的資源管理の側面を含め責任を負う、そしてときどきプロジェクトの実行します。

直面しているタスクを設定するためのプロジェクトオフィスは、執行責任者またはグループの役割および責任を定義する必要がありオフィスにします。 著者のいくつかの発見がいくつかの種類のプロジェクト事務局のようなデザインはpmoレポジトリとしてのプロジェクトマネジメントの知識、またはプロジェクト事務局の責任者としての機能を管理するためのプロジェクトグループです。 しかし、これらのモデルにはさまざまなデザインを過ぎることが可能です。 この記事の主張が存在するというほぼ無限の可能性がさまざまなデザインがあります。

枠組みが提示さを設計するための適切なプロジェクト事務局では、組織のニーズに合わせています。 数多くの主要寸法および責任を考慮しなければならないことが示されます。 これらの細分化されてきた：組織的な要因;人的資源の責任;責任の基準を設定するプロジェクト管理;プロジェクトの実行責任;戦略的な責任とします。 これらの大きさと責任の観点から議論されることができ、選択し、その理由を、特定のデザインを採用しました。 このチュートリアルでは、 1つの理想的な位置にはありませんpmoにするために設計するとし、組織内でのデザインのpmoにすべき（とが）進化時間以上の要件や組織としての優先順位を変更すると、プロジェクトの組織の成熟度や能力を変更するします。

組織的要因

出発点を設定すると、プロジェクトの設計管理事務所は、組織の役割と力を確立していた。 いくつかの要因の可能性があり、これらの組織の幹部義務付けられて事務所またはグループを設定するが、彼らは頻繁に更新されpmoに洗練されます。 これらの要因には、極めて重要な

の役割および責任をpmoにします。 以下は、いくつかの要因が取り組むべきコア設計を確立するとpmoに設計します。

レポートの手配

レポートpmoに関係する重要な要因には、電源と潜在的な役割を確立するpmoにします。 さまざまなレポートの手配が可能です。 pmoに設定することができ、最大グループの報告として独立し、大統領に直接または執行委員会です。 この事務所は、潜在的にかなりのパワーと独立します。 代わりに、レポートをすることができpmoに執行部内で正常に機能します。 この度の独立性を提供する小グループに提供する可能性がありまだかなりの電源を入れます。 レポートの低いレベルに配置することができ;しかし、このような場合、通常の役割はpmoになるにつれて、特定の地域に限定され、組織の操作します。

手配に加えて、外部報告では、さまざまな影響を与える可能性があり手配内部報告の役割をpmoにします。 たとえば、地理的に分散し団体では、福利厚生の確立に個別のpmosます。 しかし、これらのpmos 5月に報告書をローカルに所属して他のpmosまたは報告書を、中央pmoにします。 行列のレポートの関係も共通点がある。

組織のポジショニング

pmosすることができ、スタンドアロンとしての地位を確立することができグループや団体の官能基のような情報技術（ it ）または操作します。 通常、 pmoは、機能的に配置されるグループでのプロジェクトのための所有権を総理します。 たとえば、金融機関では情報技術に大きく依存して、その開発、 pmosが多い地域に位置しています。 これはpmoに利益をもたらし、地域の近くに、プロジェクトの実行;しかし、そこには、マイナス面を見たときにはpmoにはあまりにも大きく影響されているグループの機能があります。 広がりを配置するクロスレポート機能この運営委員会の懸念を克服することができます。

プロジェクトの範囲

そこは、変動幅の範囲内でのプロジェクトのうち、 pmoに責任があることができます。 pmoに責任を含めることができ、組織のすべてのプロジェクトに着手される;すべてのプロジェクトに着手して、特定の官能基のようなこと;または特定の種類のプロジェクトでました。 なければならない責任の範囲を組織のニーズに密接に整列します。 通常、最初のときにpmosが確立されると、組織内での範囲が制限されます。 この部分はしばしば"自分を証明する"との戦略を評価する機関として、その値を構造的なアプローチをプロジェクト管理します。 pmosかもしれない特定の組織の優先順位の進展のために設立されます。 たとえば、多くの組織を設定するpmosを監視する特別プロジェクトを実施するとします。 同様に、 pmosが設定されて組織的変革をサポートするプロジェクトや買収を容易にするための組織です。 プロジェクトの範囲は通常以上の時間進化組織戦略の変化を反映し、また組織のプロジェクトマネジメント成熟します。

資源の所有権

pmoに操作することができ、グループとして独立して監視する権限をプロジェクトに影響を与えるとはせずに直接制御するプロジェクトです。 このような場合には、かなりサイズが小さいpmoにすることができます。 また、 pmoにすることができ"自分"のスタッフを対象とするプロジェクトに着手します。 この制限を所有する可能性がある組織のプロジェクトマネージャ限り延長することができ、組織の総所有プロジェクトのリソースをプールします。 これらすべてのモデルを採用してきたします。 の選択にかかっているプロジェクトの直接的な関与の程度と予想します。

恒久的または臨時事務所

pmoに設定することができ、一時的または永続的なオフィスとしてのいずれかです。 一時的に事務所を設定する可能性があり、特定のグループのプロジェクトを管理します。 たとえば、数多くの団体の概要を設定するpmosに彼らの2000年の取り組みました。 他の例として、取得または管理の主要な組織的変革を管理するプロジェクトです。 動機付けのためには、一時的なオフィスをサポートするためのプロジェクトで、固定期間を設定します。 恒久的なオフィスに適しているが、組織のプロジェクトを支援し、継続的にします。

かかわらず、組織を採用する可能性は当初一時的モデルには、その値を頻繁にデモやインフラの構築につながるpmoに設立され、与えられた責任と拡大を続け委任します。

サイズと予算

ダイレクトに加えて、プロジェクトのリソースの所有権を、予算やスタッフのリソースは組織の根本的な要因に対処します。 明らかに、スタッフや予算を増やす必要があるとしての責任と能力の拡大は、 pmoにします。

人的資源の責任

pmoにすることが、幅広い人的資源の責任に関連します。 これらの責任の責任を負うことができませんから人的資源の範囲内での役割をどこまでpmoに、広い範囲の人材資源のプロジェクトの責任をします。 これらの広大な役割の両方で発生することができた場合のプロジェクトのリソースに直接報告をpmoにしている場合は、独立して別のリソースレポート機能のグループです。 潜在的な人的資源の責任pmoにするには、以下のとおりです。

募集と選定

pmoにすることが責任を選択してプロジェクトのスタッフを募集します。 これに限定され、狭いかもしれないグループのプロジェクトマネジャーのようなポジションを含めることができ、広範なクロスセクションのプロジェクトのリソースです。 選択して採用する機会を提供するスタッフは、プロジェクトマネジメントに大きな影響を与え、組織の文化、後天性のスキルを確認して手を組んでのプロジェクトの範囲、およびショートカットの開発プロジェクトマネジメントのスキルです。

トレーニングと認定

pmosが対応できるようにして提供するプロジェクトマネジメントの役割のスタッフにトレーニングを組織します。 かれらは、この馬yを提供したりして、この訓練を通じて、この外部のベンダーを促進するかもしれないします。 このような場合、通常の役割には、ベンダーの選定します。 責任を含めることもでき、プロジェクトマネージャ認定します。

pmoに設定する可能性の最低基準を達成することを選択したりする必要がありスタッフとしてプロジェクトマネージャーに昇進、またはプロジェクト管理を設定する組織内のパスを認定します。 たとえば、 5月に同意しただけで、組織外部認定プロジェクトマネージャプロジェクトマネージャに指定されました。 トレーニングと認定pmoに提供することを重要な機会を開発し、プロジェクトマネジメントのスキルを促進します。

評価とプロモーション

プロジェクトマネージャ頻繁に評価されていない課題を提供し、伝統的な階層的組織に存在します。 プロジェクトマネージャの間で頻繁に移動するプロジェクトや、そのためのスポンサーとの間に別のマネージャーです。 これにより、包括的な評価と整合性を困難にします。 pmoにする中心的役割を果すことができ、適切な評価プロセスを提供するテンプレートとガイドラインと調整点としての演技を入手してから、さまざまな管理職を組み合わせて評価します。 この役割を果たすことができ拡大している責任を負うのプロモーションや推薦します。 これらの役割の必要性を増加の動きがプロジェクトマネージャーとしてプロジェクト全体の増加多様化します。

リソースを提供するプロジェクト

役割を記入してpmosことを調整するのは、プロジェクトのリソースを提供します。 この制限される可能性があるの配分プロジェクトマネージャが、延長する可能性を提供するプロジェクトチーム全体にします。 として、組織の大きさとそのプロジェクトのリソースプール増えているが、そこは、体系的に管理するリソースを増加させる必要があります。 この可用性、および管理能力の両方が含まれます。 たとえば、それは、大規模なグループである可能性があり数百人の従業員を設定し、多様なスキル、知っていることが重要であるときにスタッフが利用可能としてスタッフのスキルを最大限に活用するためには資源の有効利用をします。 これをスムーズに整列資源や遊休資源の最小化の要件としています。 提供する役割を担うことpmosがプロジェクトのリソースを維持することは、リポジトリを使用すると、このプロジェクトのリソースの配分を管理しています。 リソースプールには、数百あるいは数千人のリソースは、この大きな事業になった。 でも小さいグループのリソースは、不確実性に関連付けられたプロジェクトの優先順位を実行すると、組織と競合することができ、これが骨の折れる作業です。

記録時間

pmoにすることができ責任を持ってシステムを管理するための時間を記録します。 この役割が含まれるとトラッキングツールを選択して時間を費やした時間を記録します。 この可能性も含めて分析するスタッフや利用時間をクライアントに請求させ、予算を活用するなど、これらの役割は、最も関連性の高い大規模な組織や団体のどこの部署のスタッフの時間は請求されていますします。

キャリアプランニング

pmoにすることがキャリアの役割を支持して、組織のプロジェクトのリソースを計画します。 この他にリンクして役割を果たすことができ責任のような人材募集、トレーニング、認定、評価、および資源配分します。 pmoには、これらの要因の管理および監視され、潜在的に重要な役割を果たすことができ、キャリアを計画-組織の両方から、個人の視点とします。 この値は、経済成長と個人の両方をサポートする組織能力を構築します。

労務管理

人事管理など、スケジュールの管理や休日の病欠は、管理者の給与や賞与など、役割を果たすことができ、これが責任を負うのはpmoにします。 pmoに着手する理由が含まれ、これらの役割を解放プロジェクトと、これらのプログラムマネジャーから毎日の責任をよりよく彼らの努力の焦点プロジェクトを実行します。

外部ベンダー管理

pmosが頻繁にさらされ、さまざまな外部ベンダーの中心的役割を果たすために彼らは、さまざまなプロジェクトを再生します。 募集含まれることがあり、これらの機関、サービスプロバイダは、ハードウェアとソフトウェアのベンダーは、経営コンサルタントなど、多種多様なことから来る場所pmosは、これらの相互作用の可能性はどこ彼らは最良のポジションを管理することができ、これらのベンダーの関係をします。

カウンセリングおよび指導

pmoに提供する場合があり、またはいずれかの正式なカウンセリングと非公式のプロジェクトのリソースを指導します。 この役割を果たすことができ、特に便利なプロジェクト管理を支援する新しいスタッフ、組織のようなときには、プロジェクトマネジメントの確立や新しいスタッフは募集します。

責任の基準を設定するプロジェクトマネジメント

プロジェクトマネジメントは、共通の基準を確立する役割を果たすpmosます。 この設定のための機会を提供する責任pmoにどのように影響を与え、組織プロジェクトを引き受けた。 これらの責任のヘルプを設定するためのインフラプロジェクトを組織します。 この両方を提供することができ、直接間接的に影響を及ぼすと思います。

プロジェクトマネジメントの設定方法

このいずれかの役割を含めることができ、あるいはその両方を、プロジェクトの実行を定義する基準とプロジェクトのライフサイクルの基準を定義します。 元の設定に関連したアイテムのためのパラメータなどのドキュメント、報告し、署名債権取立、管理の問題などに関連し、後者の定義は、通常は高いレベルでは、活動の順序は、プロジェクトを経る（例えば、要件の収集、設計、プロトタイピング、サインを切り、ビルド、テスト、およびロールアウト）します。

定義した方法で使用されるプロジェクトには、強力な力にどのように影響を与え、組織のプロジェクトを引き受けた。 このようにすることがしばしば重要な責任を与えられたpmoにpmoに見込んでいたときに、組織に大きな影響を与えるの改善、プロジェクトが実行されます。

テンプレートを提供する

この責任を密接にリンクを設定する方法です。 テンプレートを提供するためのプロジェクト活動などの用船、ステータスレポート、リスク評価、予算編成、問題管理、および導入後のレビュー、 pmoにすることが、非常に直接的な影響を与えるプロジェクトはどのように管理します。 テンプレートを提供することができ非常に方向性を明示的にどのようなプロセスが続いています。 これにより、組織では新たに標準的なプロジェクト管理プロセスを迅速に入れています。

管理ツールを提供するプロジェクト

両方のツールを提供するには、直接、間接的な影響を与えるプロジェクトはどのように管理します。 ツールの範囲は、テンプレート（上記の議論）を"既製"プロジェクト管理ソフトウェア、プロジェクト管理ツールをカスタマイズします。

リポジトリを提供する

別の潜在的な責任を負うpmoには、プロジェクトを維持するリポジトリを設定しています。 共有コンピュータを含めることができ、これらのプロジェクトのドキュメントを保存するためのディレクトリなどのステータスの報告や予算;ディレクトリを維持するためのプロジェクトに関連するすべてのドキュメント;ソースを中心とする"ベストプラクティス"プロジェクトのプロセスやサービス内容です。 このエリアは、最近の傾向を確立またはイントラネットのウェブサイトです。

プロジェクトの実行責任

プロジェクトの実行責任を配達または資源の所有権は、密接な関係をします。 pmoにしてある"リソースを所有し、 "典型的なプロジェクトマネジャーやプロジェクトのリソースグループには、通常での多くは、プロジェクトの責任を配信します。 pmoに責任を負うことは、プロジェクト遂行の範囲内の専門知識が必要な分野での知識やプロジェクトマネジメントのプロセスプロジェクト管理します。 多くのpmosはありません、この直接の責任となります。 彼らの責任の方が間接的、集中して支援するとされる建物のプロジェクト管理能力に影響を与えるます。 しかし、このようなケースでも、 pmos典型的な責任を負うにはいくつかの重要なプロセスです。

リスクと管理の問題

pmoにすることができ、リスク管理の包括的な役割を与えられました。 この設定と異なる場合があり、標準のプロセスを実際に促進するためのリスク管理やリスク管理プロジェクトを実施します。 pmoにするには、上の理由からではなく、プロジェクトでは、責任の独立性の導入を含めることができ、導入プロジェクトの大きなクロス入力、建物の専門知識とします。

問題管理、リスク管理のように、責任を移動することができ、プロジェクトからpmoにします。 この理由に似ていリスク管理のため動いています。

への影響や変更管理

責任のプロジェクトへの影響を評価するためにステークホルダー-顧客、従業員、および株主-に与えられた、 p m oにすることができます。 pmoに集中するためのプロジェクトとして活動することができ、良いポジションが理解できるように、プロジェクトへの影響は、両方にお互いの利害関係者とします。 たとえば、 pmoにはできるかもしれないの概要個別の主導権を従業員への影響を非常に有利な理由は、その点です。 個別プロジェクトと同じかもしれませんが、これらの影響を評価する能力をします。 同様に、変更内容を分析し、理解してプロジェクトを組織する責任を引き起こすことができpmoに特に適しています。 pmoには、潜在的に有益な役割を果たすの増加や変更の影響を管理する組織として、プロジェクトのポートフォリオのサイズに成長します。

通信

pmoに暴露して、複数のプロジェクトの場所をしていいの両方を管理する立場にある通信事業の間で、他の部分との間でのプロジェクトや、同組織します。 この役割を延長する可能性を提供するプロジェクトを執行する執行グループを更新します。 のいずれかを介したコミュニケーションできるような直接的なコミュニケーションを提供するニュースレターや、プレゼンテーション、または間接的にアクセスを提供するプロジェクトレポジトリのような共有ディレクトリまたはイントラネットのサイトです。 これらの団体の役割がますます重要になるための大規模な多くのプロジェクトや組織します。 このような場合は、 pmoには、潜在的な要約を提供するためのプロジェクトの概要を中心とします。

プロジェクト監査

主要な潜在的な役割を果たすpmosは、アプリケーションのプロジェクト管理基準を監査します。 可能性があり、このすべてのプロジェクトを完了または特定の可能性に焦点を合わせる"の重要性の高い"プロジェクトです。 正式に行われる可能性があり、この評価を継続的に監視するかもしれないまたは役割のpmoにします。 いくつかの組織を使用して定期的な内部監査のプロセスが、他の選択を使用してpmosのために、これらのグループのプロジェクトマネジメントの専門知識可能性があります。

主要なプロジェクトや特別に焦点を合わせる

上の変種の役割を実行するプロジェクトでは、 pmoに与えpmoに実行する責任を選択したグループのプロジェクトです。 これが含まれる主要事業は、特別な注意が必要なプロジェクトのようなプロジェクトを政治的に微妙な、あるいは関連するプロジェクトのグループです。

責任をビジネス戦略

これらの団体などでは、通信や金融セクター、これを持って継続的な投資の主要な技術、および他のどこのプロジェクト関連の支出の大部分を消費するの裁量予算、 pmosは理想的な場所を取る戦略的な役割を拡大します。

この中心的役割を果たす、プラスにさらされることから、複数のプロジェクトのライフサイクルの開始を計画して実行すると閉じ、場所pmosでユニークなポジションを取るの主要な戦略的な役割を果たす団体です。 責任の戦略的な可能性があるとして、次のことができpmoにします。

イニシアチブのコレクション

pmoにすることができ中心点として行動するためのイニシアチブの提案を収集しています。 この役割を含めることができ、規定のガイドラインを支援するテンプレートとそれらの提案を送信します。

事業評価

pmosすることができ、計画のための中心点です。 これには、さまざまな評価基準の提案に反対します。 これらの基準を含める可能性の評価などの要因にコスト、メリット、戦略的フィット、利害関係者への影響は、リスクアセスメント、リソースへの影響や、可用性、および既存のプロジェクトとの関係をスケジュールします。

プロジェクトの優先順位

役割はpmoに含めることもでき、優先順位の提案を受け取った。 このかもしれないから、コスト/利益またはその他の金融観点から、評価される可能性があり優先順位も含めてプロジェクトのリソースの可用性、プロジェクトの影響を評価し、リスクアセスメントします。

プロジェクトの計画およびスケジューリング

pmosことができ、重要な役割を演じる計画個別プロジェクトの適切なツールやテンプレートを提供します。 しかし、彼らのために複数のプロジェクトにさらされ、 pmosは、理想的な位置を調整するプロジェクトやプログラム全体をします。 計画に予定される可能性があり、プロジェクトのタスクとの依存関係を調整し、資源と影響を与える可能性があり配慮も含まれています。

プロジェクトの承認と資金調達

拡張子の優先順位とスケジュールの役割は、資金調達の役割を正式承認します。 pmoに置き換えることはできませんが、他のグループの企画や管理組織は、組織の裁量予算や活動をします。 しかし、彼らは、理想的な位置を調整すると、これらのプロセスを容易にします。

プロジェクトの監視と制御

プロジェクトを開始した後は、上の役割を取ることができpmoに監視プロジェクト進行中です。 これは既に共通の役割をpmosます。 ステータスを定期的に実施されるとの報告を検討し、要素を監視することができpmoにするなど、コスト、リソースの活用、タイミング、計画の進展に反対します。 この情報を提供するための基礎運動を制御するプロジェクトです。 是正措置を取ることができなかったことがプロジェクトのコストやその他の計画の目標を満たしています。

プロジェクトポートフォリオ管理

拡張子の監視および制御の役割は、プロジェクトのポートフォリオを管理しています。 遅延が発生し、迅速な進展や、プロジェクトの1つで、他のプロジェクトの機会を提供する場合があります。 同様に、監視を有効にするプロジェクトのポートフォリオを急速に対応して組織の優先順位を変更する;資源に動かすことができるからイニシアチブを別の1つ、または優先順位の範囲や時間を調整することができます。

結論

この記事では、さまざまな要因を議論しなければならないと考えて設計するpmoにします。 間違いなく、リストの包括的ではありません-実際、それはそうすることができる可能性を識別することができるすべての要因に関連したすべての組織にします。 しかし、このリストには、主要な設定の要因に関連した設計pmosます。 すべての組織は、独自の要件を設定します。 議論の要因を考慮して、組織には、体系を選択する機会を設定することが支援要因にデザインすることで、特定の要件を満たしてその時点でいます。

設計の可能性をpmosはほぼ無限だ。 pmoに設計されていすることができ、非常に責任の制限; pmoにすることができたりするために設立され、計画に大きな役割を果たす、制御、および組織の調整は、プロジェクトポートフォリオ管理、プロジェクトのリソースとします。 デザインの可能性を体系的に評価し、迅速にデザインを選択することができ、組織のニーズを満たしています。